Alimenter la base de connaissances
Les documents que l’agent consulte pour répondre, et combien votre forfait en autorise.
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La base de connaissances est le dépôt des documents que l’agent consulte avant de répondre. Elle est ce qui distingue une réponse juste d’une réponse polie : sans elle, l’agent n’a rien à lire sur votre entreprise.
L’écran s’appelle « Base de connaissances » (app.echo-group.ca/support/files), dans le groupe IA du menu. Il est compris dans les forfaits payants, qui autorisent 5 documents pour Essentiel, 20 documents pour Pro et 100 documents pour Entreprise ; le forfait gratuit n’en autorise aucun et l’entrée n’apparaît pas dans son menu. L’écran est ouvert au propriétaire, aux administrateurs et aux managers.
Ajouter un document
- Cliquez « Ajouter » : la fenêtre « Télécharger un document » s’ouvre.
- Remplissez « Catégorie ». Le champ est obligatoire — le bouton d’envoi reste inactif tant qu’il est vide. C’est votre propre classement : « Produit », « Livraison », « Facturation », ce que vous voulez.
- « Nom du fichier » est optionnel. Laissé vide, c’est le nom du fichier déposé qui est conservé.
- Déposez le fichier dans la zone prévue, ou cliquez-la pour le choisir. Un fichier à la fois.
- Cliquez « Télécharger ».
Les formats acceptés
| Format | Ce qu’Echo en fait |
|---|---|
| TXT | Lu tel quel, sans intermédiaire. |
| CSV | Converti en texte avant d’être indexé. |
| Accepté par la zone de dépôt, mais son texte n’est pas extrait pour l’instant : c’est une anomalie connue. D’ici sa correction, enregistrez le document en TXT avant de le verser. |
La zone de dépôt n’accepte que ces trois formats. Un document Word ou une page web doivent être enregistrés en TXT, et un tableur en CSV, avant d’être ajoutés.
Ce que l’agent en fait
Quand une question l’exige, l’agent lance une recherche dans les documents de votre organisation — et d’elle seule : chaque organisation a son propre espace, et aucune recherche ne le traverse. Il en retire au plus 5 passages, puis répond à partir de ce qu’il y a lu.
Les articles de votre centre d’aide alimentent la même base, sans que vous ayez à les téléverser : un article est indexé dès qu’il est publié, et retiré de l’index dès qu’il repasse en brouillon ou qu’il est archivé. Le pied du widget porte d’ailleurs un lien « Centre d’aide » vers ces articles publiés.
Le plafond, et comment faire de la place
Au plafond atteint, le téléversement est refusé et le message dit la limite. Pour ajouter, il faut retirer : le menu « … » au bout de chaque ligne du tableau porte « Supprimer », et la fenêtre de confirmation rappelle que l’action est définitive.
Un document réajouté sous le même nom de fichier remplace le précédent au lieu de s’ajouter à côté. Et un fichier dont le contenu n’a pas changé n’est pas indexé une seconde fois — le réenvoyer ne consomme donc pas une place de plus.